Case Study: Gesundheitsregion NORD

Die Gesundheitsregion NORD vernetzt verschiedene Akteure aus der Gesundheitswirtschaft Schleswig-Holsteins – Modellregion für innovative Konzepte im ländlichen und städtischen Raum. Den Schwerpunkt der Aktivitäten nehmen Veranstaltungen in Form von Vorträgen, Diskussionsrunden und Netzwerktreffen ein.

Die Aufgabenstellung

Der Verein kam mit dem Wunsch auf uns zu, seine Veranstaltungen bekannter zu machen und den umständlichen Prozess, mit dem diese veröffentlicht und vermarktet werden, stark zu vereinfachen.

Bisher wurden Events gepostet oder händisch vereinzelte Mails verschickt – viele umständliche Schritte, die eine Regelmäßigkeit und Konsistenz erschweren. Auch die Anmeldung und Buchungsmöglichkeit der Events für die Interessenten sollte angenehmer, schneller und dadurch attraktiver werden.

Unser Lösungsansatz

Ein starkes Tool für Veranstaltungen…

Durch das Zurückgreifen auf die große Bibliothek verfügbarer Wordpress-Plugins können wir Kunden immense Entwicklungskosten sparen. Unsere Wahl fiel hier auf eine Kombination aus Event-Kalender und Newsletter-Service, datensicher betrieben auf den eigenen Servern der GRN.
Als Grundlage entschieden wir uns für das „The Events Calendar“-Plugin in der Pro-Version mit seinen vielen nützlichen Funktionen. So stark und überzeugend bereits die kostenlose Ausführung ist – die Pro-Variante bringt dann doch einige Funktionen mit, die Events detaillierter anzupassen. Durch ein zusätzliches Addon können die Veranstalter bspw. mit eigenen Zugangsdaten ihre Termine selbst direkt auf der Seite eintragen – ohne Zugriff auf die Bearbeitung der gesamten Seite oder irgendwelcher anderen Daten.
Das Wordpress-Plugin verfügt auch eine Funktion für Reservierungen und Buchungen mit komplett angeschlossenem Bezahlprozess, sodass weitgehend auf externe Dienste wie Eventbrite verzichtet werden kann.
Der Versand der Tickets, Einwahllinks oder Materialien erfolgt automatisch. Auch Erinnerungsmails können ganz einfach terminiert verschickt werden.

…und Costumer Relations

Mit einem zusätzlichen Plugin, das Wordpress um eine umfangreiche Newsletter-Funktion erweitert, konnten wir der GRN weitere tägliche Arbeitsschritte erfolgreich abnehmen.
Das einfach bedienbare „Mailpoet“ (mit datenschutzsicherem Versand über das eigene SMTP) erleichtert der GRN nun die Kommunikation mit ihren Mitgliedern.
Durch eine von uns gestaltete Vorlage mit Grafiken und Links auf die Website können die Mails direkt aus dem Wordpress-Backup heraus verfasst werden. Hier müssen jeweils nur Fotos und Texte eingefügt bzw. ausgetauscht werden.

Langfristige Autonomie

Da viele Personen mit unterschiedlich starkem technischen Verständnis an und mit der Webseite arbeiten müssen, musste die Bedienung entsprechend einfach sein. Im Wordpress-Backup wählten wir hier das Divi-Theme. Durch die intuitive Benutzerfläche und einen WYSIWYG-Editor wird die Bedienung so einfach wie möglich gestaltet. Die Modularisierung von z.B. Veranstaltungen, News etc., erleichtert ihren flexiblen Einsatz auf der Webseite.
Nach einer kurzen Schulung zwischen uns und den Seitenbetreibern via Videocall war das System erklärt. So einfach und problemlos  können auch völlige Wordpress-Neulinge mit dem Systemen arbeiten.

Alles aus einem Guss

Nach der Implementierung der Tools mussten diese im Frontend selbstverständlich noch an das Corporate Design der GRN angepasst und an sinnvoller Stelle eingefügt und querverlinkt werden. Und da wir eh schon dabei waren, haben wir auch auch andere Bereiche der Startseite überarbeitet und ansprechender gestaltet, um die Betrachter mit klaren Hierarchien und schnell erfassbaren Informationen über den Verein gezielt an die individuell relevanten Stellen zu verweisen. Fachsprachlich ausgedrückt: Den Userflow durch UX-Design optimiert.

Fazit

Die begeisterten Rückmeldungen der GRN ließen uns wissen, dass die bereitgestellten Lösungen die Zeitaufwände sämtlicher Vorgänge der Veranstaltungsbewerbung und -buchung sehr deutlich reduziert haben:

• Alle Mitgliedsinstitutionen des Netzwerks nutzen die Community-Funktion des Veranstaltungskalenders, um ihre eigenen Events selbst hinzuzufügen, wodurch sich der Kommunikationsaufwand für alle Beteiligten reduziert.
• Durch den Newsletter können sowohl neue Interessenten gewonnen, als auch Teilnehmer vergangener Veranstaltungen über weitere Events auf dem Laufen gehalten werden.
• Der Newsletter dient dem Verein außerdem als zentrale Verwaltung der Mailinglisten ihres Netzwerks. So können sie noch einfacher gezielt Mitglieder verschiedener Gruppen ansprechen.
• Alle Beteiligten der Prozesse können nun mühelos ansprechende Newsletter im einheitlichen Design erstellen.
• Abonnenten werden jetzt automatisch über neue Veranstaltungen und Artikel auf der Website informiert.
• Durch das neue divi-Theme können die Seitenbetreiber alle Seiten selbstständig bearbeiten und erweitern.

Wir freuen uns, dass wir der Gesundheitsregion NORD zügig, unaufwändig und ressourcenschonend zu einem deutlich besseren Prozess für die Eventbewerbung und Customer-Relation verhelfen konnten.